タスクの優先順位の決め方：やり残しを全部今日に回す前に

昨日終わらなかった英語の勉強、途中まで読んだ本、あとで調べようと保存しておいた講座。このリストをそのまま今日のタスクに足すと、今日使える時間をあっという間に超えて、予定ばかりが膨らんでいきます。

リストを見直して優先順位を決めるときは、各項目について、次の3つのどれにするかを決めてみます。今日やる、具体的な別の日に移す、今週の予定から外すの3つです。

今日必要なことかどうかから確かめる

それぞれの項目について、2つのことを考えます。

• 今週、それを使う場面はあるか？
• 後回しにすると、約束やほかの人の予定に影響が出るか？

すぐに使う場面や締め切りがあるものから見ていき、今日やる範囲を決めます。締め切りのない個人的な目標なら、今週いちばん前に進めたい目標につながるものを選びます。目の前の急ぎの用事ばかり選び続けていないかも、あわせて確かめます。

同じリストを3つに分けてみる

たとえば、英語の間違えた問題の復習、読書、新しい講座探しがたまっているなら、こう書き直せます。

• 今日：明日の英語の授業で扱う、間違えた3問を解き直し、まだわからないところに印をつける。
• 日にちを移す：読書は土曜の朝ごはんのあとに移す。
• 今週はやらない：今受けている講座があるので、新しい講座探しは今週の予定から外す。

ここでの「3問」は説明のための例です。必要な課題や約束の分量を勝手に減らそう、という意味ではありません。必ず終えなければならないことが今日の時間に収まらないなら、ほかの予定を動かすか、関係する人とスケジュールを調整する必要があります。

移すときは日にちも書く

「あとで読書」とだけ書くと、次の日もまた同じことを決め直すことになります。「土曜の朝ごはんのあと」のように、次に取りかかるタイミングを書いておきましょう。その日の予定に本当に入るかどうかも確かめます。

今週の予定から外したものは、すぐやるリストとは別の「候補リスト」に置いておきます。見直す必要があれば、週末に翌週の計画を立てるときに確認します。そのときもやる理由がなければ、毎週のリストに入れ続けなくてもかまいません。

今日使える時間と照らし合わせる

最後に、実際に空いている時間に、今日やる範囲が収まるかを確かめます。収まらない予定を全部寝る前に回すのではなく、順番と分量を調整し直します。

次の3行を、自分のリストで埋めてみてください。

今日やることと、残す成果物：＿＿
別の日に移すことと、その日にち：＿＿
今週の予定から外すこと：＿＿

今日やることを選んで終わりにせず、残りをいつやるのか、あるいは今週は外すのかまで決めてしまう方法です。今日やることに完了の状態を書いておく方法は、ToDoリストの書き方にまとめました。